Huishoudelijk Reglement

HUISHOUDELIJK REGELEMENT van de LEIDSE VLIEGVIS EN BINDVERENIGING DE HACKLEPLAYERS

Vastgesteld  29.05.2018

Administratie/contributie

Art. 1  De contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de Algemene LedenVergadering

Art. 2  Bij wijziging van gegevens moet een lid binnen veertien dagen die gegevens wijzigen op de website, of de secretaris vragen dit voor hem/haar te doen. (Zie ook artikel 12.)

Bestuur/algemene vergaderingen

Art. 3  Notulen worden bijgehouden door de secretaris of een lid die dat door het bestuur wordt gevraagd.

Art. 4  De voorzitter van de ledenvergaderingen kan leden het woord geven over een onderwerp van de vergadering. Als een lid buiten de orde van de vergadering gaat of de orde verstoort kan de voorzitter hem/haar het woord ontnemen. Als een lid de orde van de vergadering verstoort kan de voorzitter haar/hem de toegang tot de vergadering ontzeggen. Ook kan de voorzitter, in overleg met het bestuur,  de vergadering schorsen of verdagen.

Art. 5  De secretaris voert de correspondentie van de vereniging en houdt in- en uitgaande stukken bij, zowel elektronisch als op schrift. Hij beheert ;het archief, dat alle verenigingsstukken moet bevatten. De ledenlijst wordt bijgehouden binnen de website.  De secretaris geeft wijzigingen in de ledenadministratie door aan de penningmeester.

Art. 6  De penningmeester beheert de financiën van de vereniging, Hij houdt de financiele administratie bij doet de betalingen zoveel mogelijk door over­schrijving per bank of anders tegen kwitantie. Hij brengt in de algemene vergadering door middel van een balans en een op overzichtelijke wijze samen­gesteld gedetailleerd kasoverzicht verslag uit over de financiën in het afgelopen jaar. Tegelijkertijddient hij/zij een, in overleg met het bestuur gemaakte,  raming van inkomsten en uitgaven voor het lopende jaar in

Art. 7  De in artikel 6 bedoelde balans en kasoverzichten behoren alvorens aan de algemene vergadering te worden overlegd, te zijn goedgekeurd door de kascommissie en het bestuur.

Art. 8  De overdracht van bescheiden, gelden en eigendommen van de vereniging dient door afgetreden bestuursleden binnen 14 dagen na aftreding plaats te vinden aan het bestuur

Commissies

Art. 9  De kascommissie is belast met de controle over het beheer van de penningmeester. Die  controle heeft tenminste 1 maal per jaar plaats. De commissie kan in­zage vragen van alle boeken en bescheiden, die zij voor de uitoefening van haar taak nodig heeft. Bij akkoordbevinding worden deze door de commissie voor akkoord getekend. Zij brengt van haar bevindingen schriftelijk verslag uit aan het bestuur, welk verslag op de eerstvolgende ledenvergadering ter kennis van de leden wordt gebracht. De kascommissie bestaat uit 2 leden die geen lid van het bestuur mogen zijn. Zij worden gekozen voor de tijd van 1 jaar en zijn 1 maal herkiesbaar.

Art. 10 Door de algemene vergadering kunnen bijzondere commissies worden ingesteld, die verantwoording schuldig zijn aan het bestuur. De leden van commissies worden benoemd door de algemene vergadering.

 

Activiteiten

Art. 11.1 De clubavonden worden met ingang van september 2018 gehouden in het gebouw van de COVS (Centrale Organisatie van Voetbal Scheidsrechters) groep Leiden, adres Boomgaardlaan 20 in Leiderdorp. Er wordt gestreefd naar het tweewekelijks houden van clubavonden en enkele visexcursies en outdooravonden.

Art. 11.2 Voor met name nieuwe leden wordt gezorgd voor werpcursussen op maat en op afspraak

Art. 11.3 Het geven van bindinstructie is een belangrijk onderdeel van de clubavonden.

Gegevensbescherming.

Art. 12.1 Vliegvisclub De Hackleplayers houdt ten behoeve van een ledenadministratie binnen de website (hackleplayers.nl) een bestand bij van de (aspirant-) clubleden.

Art. 12.2 De administratie heeft de volgende doelen:

a. het contact met de leden over clubactiviteiten en andere verenigingszaken

b. het contact tussen de leden (doordat leden elkaars adresgegevens kunnen opzoeken)

c. in algemene zin het goed functioneren van de vereniging

d. de inning van contributi

Art. 12.3 De volgende gegevens worden bijgehouden:

  1. Gebruikersnaam (zichtbaar voor bestuur)
  2. Wachtwoord (niet zichtbaar behalve tijdens wijziging door het betreffende lid)
  3. Schermnaam
  4. Voornaam
  5. Achternaam
  6. Straat, huisnummer
  7. Woonplaats, postcode
  8. Telefoonnummer(s)
  9. Emailadres
  10. Akkoord met het huishoudelijk reglement. Voor het lidmaatschap van de vereniging is goedkeuring van het reglement een vereiste.
  11. Toestemming voor zichtbaarheid van de gegevens 3,4,5,6,7,8,9,10 voor “ingelogde” Dit kan men altijd wijzigen.
  12. Contributie wel/niet betaald (bijgehouden door bestuur en zichtbaar voor bestuur en het betreffende lid)

Art. 12.4  De secretaris voert van nieuwe leden de gegevens in. De gegevens 2,3,4,5,6,7,8,9,10,11 worden bijgehouden door de leden zelf of door het bestuur na een vraag van het betreffende lid.

Art. 12.5 Aan derden worden geen gegevens verstrekt, behoudens wettelijke verplichting.

Art 12.6 Binnen 14 dagen na opzegging van het lidmaatschap of overlijden van het lid worden zijn gegevens verwijderd.

Art 12.7 De website bevat foto’s van verenigingsactiviteiten die tot personen herleidbaar zijn. Deze foto’s zijn van belang voor de vereniging bij het verwerven van bekendheid met de activiteiten van de vereniging en daarmee het werven van leden. Foto’s  worden niet ter beschikking gesteld aan derden en zijn tegen kopiëren en downloaden zo goed mogelijk beschermd.

Art 12.8 Indien er “cookies” op de site worden gebruikt wordt dit op de site op de algemeen gebruikelijke wijze kenbaar gemaakt aan de bezoekers van de site.

error: Content is protected !!
%d bloggers liken dit: